1. 작은 회사에서 직원들에게 일을 시키다 보면, 어떤 일은 문제없이 진행되는데, 어떤 일은 진도가 잘 안나가고 정체되는 경우가 종종 발생한다.

2. 아예 해당 직원이 역량이 부족해서 일이 진행되지 않는다면 이해가 가지만, 일을 잘하는 직원인데도 진척이 안되는 경우가 있다. 여러 가지 이유가 있을 수 있지만, 체크해야 할 중요한 포인트 중 하나는 업무의 성격이다.

3. 회사에서 해야 할 업무는 크게 네 가지로 나눌 수 있다. 1) 운영 및 보고, 2) 문제 해결, 3) 업무 프로세스 개선, 4) 새로운 프로세스 세팅

4. 조직의 성장 단계를 보면, 처음에는 창업자 혼자서 일을 하다가, 업무가 많아지면 정리된 업무를 직원들에게 맡기게 된다. 이때 직원들이 하는 일의 대부분은 주어진 업무를 프로세스대로 잘 처리하고, 결과를 대표에게 보고하는 것이다.

5. 따라서 직원들의 기본 업무는 ‘운영 및 보고’부터 시작된다. 그런데 대표, 특히 창업자의 경우, 초기에 해야 할 일은 회사의 시스템을 세팅하는 일이다.

6. 시스템 세팅과 프로세스 세팅은 무에서 유를 창조하는 일이다. 없던 것을 새로 만들어야 하기 때문에, 실수 없이 한 번에 완벽하게 해내는 것은 불가능하다. 시행착오를 반복하면서 내 사업에 적합한 프로세스를 만들어 가는 것이 중요하다.

7. 즉, 대표의 주요 업무는 ‘새로운 프로세스 세팅(4번)’에 해당한다. 대표가 시스템을 세팅한 후에 ‘운영 및 보고(1번)’을 직원들에게 맡기는 것이 가장 일반적인 순서다.

8. ‘문제 해결(2번)’과 ‘업무 프로세스 개선(3번)’은 일종의 중간 단계다. 직원이 경험을 쌓고 노하우가 생기면, 문제가 발생했을 때 스스로 해결할 수 있는 역량이 생긴다.

9. 그 경우, 직원은 ‘문제 해결(2번)’까지 진행할 수 있게 된다. 하지만 사업 초기에는 ‘운영 및 보고(1번)’만으로도 버거운 상황이 많으니, 대표가 2번까지 직접 처리하는 경우가 많다. 그 과정에서 ‘업무 프로세스 개선(3번)’ 도 대표가 담당하게 된다.

10. 즉, 조직이 작을 때는, 대표가 4번 → 3번 → 2번까지 모두 챙기고, 직원은 1번만 제대로 수행해도 감지덕지다. 하지만 시간이 지나고 경험이 쌓이면서, 직원들 중에서도 2번을 할 수 있는 사람이 생기고, 일부는 3번까지 담당할 수 있는 단계로 발전하게 된다. 

11. 그래서 대부분의 조직에서는 2번까지 가능한 직원은 많아도, 3번까지 할 수 있는 직원은 드물다. 특히 4번까지 할 수 있는 직원은 더욱 찾기 어렵다. 운이 좋아 4번 역량을 가진 직원이 한 명이라도 조직 내에 있다면, 그 조직은 복받은 조직이고, 강력한 성장 동력을 갖게 된다.

12. 이러한 업무의 성격 관점에서 보면, 업무를 잘 하는 직원이 진척에 어려움을 겪는 가장 큰 이유는 그 직원의 역량과 맞지 않는 업무가 주어졌기 때문이다.

13. 운영(1번)은 잘 하는 직원인데, 프로세스를 새로 만들어야 하는 세팅(4번) 업무가 주어지면, 일이 진행되지 않는 두 가지 이유가 있다. 첫째, 방법을 몰라 진행이 잘 안 되거나, 둘째, 운영 업무에 우선순위가 밀려서 세팅 업무를 진행할 시간이 부족해진다.

14. 운영 업무는 일상 업무이기에 미룰 수 없는 반면, 세팅 업무는 지금 당장 하지 않아도 당장 문제가 발생하지 않는다. 그러다 보니, 운영 업무가 계속 우선이 되어 세팅 업무에 시간을 투자하지 못하는 경우가 많다.

15. 따라서 직원들에게 업무를 지시할 때, 해당 업무가 그 직원에게 적합한지 먼저 체크할 필요가 있다. 운영(1번) 업무라면 직원에게 맡기는 것이 효율적이지만, 세팅(4번)에 가까운 일이라면 대표가 직접 하는 것이 더 효과적이다. 대표가 시행착오를 겪으며 세팅한 후, 운영 단계에서 직원에게 넘기면 훨씬 더 효율적으로 일이 진행될 것이다.

(written by 작마클 이상훈)

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