1. 90년대에 직장생활을 할 때, 늘 고민했던 것은 시간관리였다. 지금 생각해보면 '시간'을 파는 취업상태였으니, 일종의 재고관리에 해당하는 시간관리가 가장 중요한 것이 당연한 일이었겠다. 

2. 시간관리와 관련된 다양한 책들을 있는대로 찾아 읽고 시험해보곤 했는데, 최종적으로 정착한 방법론이 스티븐 코비의 '소중한 것을 먼저하라'라는 책이었다. 그 책을 본 후로는 더 이상 시간관리에 대한 탐구를 멈추었다.

3. 거기서 가장 인상적인 부분은 일의 우선순위를 4가지로 나눈 것이었다. 

중요성과 긴급성의 두 축으로 매트릭스를 그려

  1상한 : 중요하고 긴급한 일 (위기, 급박한 문제, 기간있는 프로젝트)

  2상한 : 중요하고 긴급하지 않은 일 (예방, 생산능력, 새로운 기회, 중장기 계획)

  3상한 : 중요하지 않고 긴급한 일 (사소한 일, 전화, 우편, 보고서, 회의)

  4상한 : 중요하지 않고 긴급하지 않은 일 (시간 낭비거리, 즐거운 활동)

이렇게 나누었다.

4. 가장 바람직한 시간 사용법은 중요한 일인, 1상한과 2상한을 왔다갔다 하면서 일을 하는 것이지만, 보통 사람은 긴급성에 따라 1상한과 3상한을 왔다갔다 하며 일을 하고, 그나마 빈 시간이 생기면 4상한으로 가버린다는 거다다.

5. 이 기준을 사업가의 관점에서 보면, 중요한 일은 시스템과 관련된 일이고, 중요하지 않은 일은 시스템과 관련 없는 일이다. 1상한은 시스템 운영을 위해 당장 해야 할 일이고, 2상한은 시스템 세팅이나 개선과 관련된 일이다. 3, 4상한은 시스템과 관련 없는 일들이 되겠다.

6. 루틴이라는 관점에서 보면 1상한은 루틴을 실행하는 일이고, 2상한은 루틴을 만드는 일이다.

7. 대부분의 오너들이 시간이 없고 바쁘다고 하는 이유는 1상한의 긴급하고 중요한 일들이 많아서 그렇다. 회사일이 모두 긴급하고 모두 중요하다고 생각하니까. 그런데, 1상한의 일이 줄어들려면 2상한의 일을 미리 많이 해 놓아야 한다. 시스템을 제대로 세팅해놓아야 돌발사태들이 줄어들게 된다는 뜻이다.

8. 시스템을 제대로 세팅한다는 것은 현 시스템 설계도를 제대로 업데이트 하여 꾸준히 유지하고, 각 단계별 시나리오와 프로세스를 잘 정리해서 누가 하든 제대로 할 수 있도록 하면서, 각 단계별 지표를 상시 모니터링하여 문제 상황을 언제든지 파악할 수 있게 만드는 것이다.

9. 이런 시스템이 잘 구축되어 있으면 긴급한 일이 점점 줄어들게 되고, 그 남는 시간은 중요한 일에 더 많이 투자할 수 있게 된다. 일종의 선순환이 이루어지게 되는거다.

10. 1상한의 일은 이미 일어난 일을 수습하는 일이지만, 2상한의 일은 앞으로 일어날 일을 미리 통제할 수 있게 해주는 일이다. 2상한의 업무를 제대로 한다면, 시스템을 내 스스로 통제할 수 있게 된다.

11. 2상한이 이렇게 중요하지만, 실행하지 못하는 이유는 우리가 본능적으로 긴급한 일에 집중하도록 세팅되어 있기 때문이다. 원시시대에는 그래야 생존할 수 있었기 때문에 DNA에 그렇게 코딩이 되어 있는거다. 긴급하진 않지만 중요한 일에 시간을 투자한다는 것은 본능을 거스르는 일이다. 그래서 쉽지가 않고, 의지가 필요하고 훈련이 필요하다.

12. 본능을 거스르는 방법은 별도의 시간을 미리 배분해 놓는 것이다. 절대 침범 받지 않는 시간을 2상한의 업무에 미리 배정해놓는다. 매일 1~2시간 정도는 2상한 집중 업무 시간으로 비워놓고 그 시간에 일어나는 긴급한 일(1상한, 3상한)은 무조건 다른 빈 시간으로 미루는 거다.

13. 소중한 일을 먼저하라는 의미가 바로 그 의미다. 2상한의 업무, 시스템을 세팅하는 업무에 먼저 시간을 배분하고, 나머지 시간에 긴급한 업무를 처리하도록 훈련하는 것 그것이 중요한 포인트다.

14. 농사로 따지면 1상한의 업무는 매일 매일 김매고, 거름주고, 밭갈고 하는 일상의 농사이고, 2상한의 업무는 새로운 밭을 개간하고, 새로운 작물을 심고 하는 일이다. 2상한을 꾸준히 해야 점점 수확량이 늘어나고 발전하게 된다. 1상한에만 매달려 있으면 매년 같은 수준에 정체되어 있거나, 점점 쪼그라들 수 밖에 없다.

15. 사업도 마찬가지다. 1상한에 매여 아무것도 못하고 있으면 사업이 늘 정체되어 있거나 외부요인이 생기면 쪼그라들고 말겠지만, 2상한을 꾸준히 해 나간다면 사업도 점점 발전해 나갈 것이다.

16. 내가 하는 일의 우선순위를 구분해보고, 나는 2상한의 업무에 얼마나 시간을 배분하고 있는가 늘 생각하면서 시간관리를 해나간다면 창업도 사업도 제대로 해 나갈 수 있을 것이다. 또 시간의 여유도 되찾게 될 것이다.

(written by 작마클 이상훈)

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