1. 사업이 어느 정도 안정되었다는 것은 고객 시스템이 제대로 돌아간다는 뜻이다. 고객이 꾸준히 들어와야 매출이 꾸준해지고, 그게 안정되어야 다음을 생각해볼 수 있기 때문이다.

2. 고객 시스템이 안정되면 반드시 따라오는 것이 생산 시스템 안정화다. 고객이 늘어나면 그 주문을 쳐낼 수 있는 시스템이 갖춰져야 사업도 성장할 수 있다.

3. 생산 시스템을 제대로 정리할 때 가장 중요한 것은 업무 프로세스다. 직원이 해야 할 업무를 잘 정리해 놓아야 업무 효율도 높아지고, 직원 교체가 필요할 때 사업에 지장이 없다.

4. 업무 프로세스가 정리되면, 그 프로세스를 직원들이 잘 지키며 일할 수 있도록 하는 것이 중요해지는데, 이 시점에서 매뉴얼을 만드는 작업을 한다.

5. 그래서 생산 시스템이 잘 되어 있는 회사는 업무 매뉴얼이 잘 되어 있다는 것이 정설이었다. 예전에는 매뉴얼이 책자 형태로 제작되어, 필요한 사람들이 책상에 비치해놓고 계속 참조하며 업무를 했다.

6. 그러다 온라인이 일반화되면서 아래한글, MS 워드나 구글 문서 등으로 매뉴얼을 만들고 관리하고 사용해왔다. 몇 년 전부터는 노션이 뜨면서 업무 매뉴얼을 노션 기반으로 활용하는 경우도 많이 늘었다.

7. 이렇게 매뉴얼이 발전하는 흐름과 더불어, 대기업처럼 어느 정도 여유가 되는 곳에서는 그룹웨어, ERP, CRM, SCM 등의 업무 시스템을 활용해 업무를 처리하는 움직임도 점점 늘어갔다.

8. 하지만 시스템을 업무에 바로 활용하려면 고가의 SaaS를 쓰거나 자체 업무 시스템을 직접 구축해야 하는데, 그 비용과 시간이 만만치 않아 자체 업무 시스템 구축은 대기업의 전유물이었다.

9. 그런데 AI의 출현으로 개발 작업의 진입장벽이 대폭 낮아지면서, 바이브 코딩 등을 통해 누구나 쉽게 전산 시스템을 구축할 수 있게 되었다.

10. 이렇게 되다보니, 이제 매뉴얼을 만들어 하나하나 교육시키고 그 교육된 내용을 바탕으로 업무를 하도록 하는 것이 오히려 시간과 비용이 더 많이 드는 일이 되어 버렸다.

11. 또한 매번 업그레이드되는 업무 프로세스에 맞춰 매뉴얼을 업데이트하는 것도 또 하나의 일이 되어, 점점 매뉴얼이 사장되는 경우도 많아졌다.

12. 그러면서 업무의 형태에도 다시 변화의 바람이 불어닥쳤다. 예전에는 매뉴얼을 잘 숙지해서 업무를 처리했다면, 이제는 굳이 업무 프로세스를 외울 필요가 없다. 그냥 컴퓨터 화면 앞에 앉아 화면이 지시하는 대로 따라 해도 업무를 문제없이 처리할 수 있는 상황까지 왔다.

13. 업무 프로세스가 바뀌거나 업그레이드되어도, 매뉴얼을 수정하거나 별도 교육을 할 필요 없다. 업무 화면에 필요한 변경을 해두면, 그 지시에 따라 자연스럽게 변경된 방식으로 업무가 처리된다.

14. 지금까지는 매뉴얼을 숙지하고 기억해서 그 프로세스를 기반으로 업무를 했다면, 이제는 기억할 필요 없이 시스템에 기록된 프로세스에 따라 업무만 처리하면 된다. 사람의 두뇌에 의존하던 업무가 시스템의 메모리로 이관되면서, 사람은 굳이 기억할 필요 없이 그때그때 주어진 정보에 따라 판단과 처리만 하면 되게 되었다.

15. 이런 흐름이 가속화되면, 업무에서 사람이 관여하는 부분이 점점 줄고 자동화의 영역이 점점 넓어질 것이다. 예전엔 대기업의 전유물이던 업무 시스템을 작은 회사도 갖출 수 있게 되었다는 뜻이다. 시스템이 업무를 기억하고 처리하는 만큼 생산비용은 낮아지고, 사업하는 사람에게는 더 많은 기회가 열리게 된다.

(written by 작마클 이상훈)